تويت
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تقبل الله منكم ومنا الصيام والقيام وسائر الطاعات والقربات وجعلنا جميعاً من عتقاء الشهر المبارك آمين يارب العالمين
شرح طريقة دمج البريد في ليبر أوفيس
سأحاول في هذا الشرح؛ مستعيناً بالله، أن أقدم فكرة مبسطة عن أحد أقوى ميزات برامج المكتب عموماً، والحزمة المكتبية ليبر أوفيس بشكل خاص وهي ما تميز هذه البرامج عن غيرها إذ تجعل منها أداة قوية لأتمتة العمل المتكرر والممل والمرهق، خاصة في بيئات العمل والإنتاج في الشركات والمؤسسات الحكومية، حيث لا يعمل البرنامج هنا فقط كأداة لتنسيق النصوص والصور والطباعة فحسب، بل يعمل أيضاً لإنتاج مُراسلات مُعنونة إلى آلاف الأشخاص في ثوانِ معدودات!.
هذه الميزة هي دمج البريد أو دمج المراسلات وبالإنجليزية Mail merge
شرح فكرة دمج البريد:
دمج البريد يعني باختصار أن يقوم ليبر أوفيس بجلب الأسماء والعناوين والعناصر الأخرى من ملف معين داخل الحاسوب إو على الشبكة وإدراجها بشكل آلي داخل المستند، لتستطيع في دقائق معدودات إعداد آلاف الخطابات الأنيقة الموجهة إلى عملاء الشركة مثلاً أو الدعوات لحضور الاجتماع السنوي للجمعية. بكلمات أخرى يتحول المستند إلى "قالب" يستخدم لصنع مستندات تحوي معلومات المرسل إليهم الخطاب بشكل آلي تمهيداً لطباعتها أوإرسالها بالبريد الإلكتروني.
وبهذا التصور، يمكننا إدراك أهمية هذه الميزة في تقليل الوقت والجهد المبذولين لإعداد مثل هذه المراسلات.. وعلى سبيل المثال، أذكر أن زميلاً لي في العمل كان مسئولاً عن إعداد بطاقات التهنئة بالأعياد والمناسبات، وبطاقات الدعوة إلى مآدب العشاء التي يقيمها رئيس المؤسسة وإرسالها إلى أشخاص في قائمة تضم حوالي الخمسين.. وكان زميلي يجهد نفسه كثيراً في تحرير الدعوات واحدة تلو الأخرى إلى أن هداني الله إلى فكرة دمج البريد، وبعدها أصبح العمل الذي كان يستغرق ساعات، يُنجز في دقائق بحمد الله!.
وإذا كان أعداد 50 بطاقة دعوة يستغرق ساعات، فما بالك إذا كانت القائمة تضم عدة مئات؟!
وماذا إذا تم في آخر لحظة تغيير مكان الدعوة بسبب مشكلة في قاعة الطعام أو لأي سبب آخر؟ هل نعيد تحرير أو المائتين بطاقة، بطاقة تلو الآخرى؟ هل لاحظتم معي كم هو مرهق العمل بهذه الطريقة؟
حسنا دعونا نهتم نحن بالتنسيق وجماليات بطاقة الدعوة ونترك العمل الشاق والمرهق لبرنامج ليبر أوفيس فهو قد تم إعداده خصيصاً لهذا الغرض!
الآن إلى الشرح:
في هذا الدرس سأقدم شرحاً لكيفية إعداد خطابات دعوة موجهة من مدير شركة "ازدهار للبيع بالتقسيط" لحضور اجتماع الجمعية العمومية للشركة (الأسماء والمعلومات عن الأشخاص والمؤسسات هنا كلها وهمية لأغراض الشرح فقط).
ما نحتاج إليه:
في هذا الشرح نحتاج إلى شيئين أساسيين: تصميم قالب الخطاب، وإعداد قائمة المدعوين وهذين تجدهما ضمن المرفقات. (حاولت إرفاق مصدر البيانات المستخدم في هذا الشرح ولكن يبدو أنه غير مدعوم من قبل المنتدى)
أولاً ـ قالب الخطاب:
هو مستند نصي عادي يمكن أن ننشئه خصيصاً لدمج البريد، أو يمكننا البدء من مستند موجود فقط بحذف الأجزاء المتغيرة (الأسماء والعناوين) واستبدالها بخانات تسمح بوضع معلومات فيها من مصدر بيانات محدد وتسمي بـ "الحقول".. لأغراض هذا الشرح أنشأت هذا المستند المرفق، والذي يبدو كما في هذه الصورة أدناه:
كما تلاحظ فهذا مستند عادي حتى الآن..
العبارات المظللة باللون الأصفر هي التي سنستبدلها بحقول الدمج كما سنرى لاحقاً..
ثانياً ـ قائمة المدعوين:
قائمة المدعوين يمكن أن تكون ورقة بيانات، قاعدة بيانات، ملف بيانات نصي، ويمكن أن تكون غير ذلك. سنعمل في هذا الشرح على ورقة البيانات، والتي يمكن فتحها/ تحريرها بسهولة من خلال LibreOffice Calc والذي هو أحد مشتقات ليبر أوفيس كما هو معلوم.
الصورة أدناه لقائمة المدعوين كما تظهر في ورقة البيانات في برنامج Calc:
كما ترى فهي ورقة بيانات عادية، وكما ذكرت سابقاً، فإن ليبر أوفيس يدعم العديد من صيغ قواعد البيانات الشهيرة..
العمل:
الخطوة الأولى: إتاحة مصدر البيانات في ليبر أوفيس:
يعني هذا أن "تسجل" قائمة المدعوين الخاصة بك كمصدر بيانات في ليبر أوفيس ليتسنى جلب معلومات المدعوين منه.. وهذه تتم بسهولة في الخطوات التالية:
1. اختر (بيانات المراجع ) من القائمة ملف => المعالجات => مصدر بيانات العنوان. يظهر لديك مربع الحوار التالي:
2. اختر مصدر بيانات خارجي آخر ثم اضغط على التالي >>
يظهر أمامك مربع الحوار التالي
3. اختر جدول البيانات من القائمة المنسدلة ثم اضغط على التالي >>
يظهر أمامك مربع الحوار التالي:
4. اضغط على استعراض لتخبر ليبر اوفيس أين وضعت ملف بيانات المدعوين. ثم اضغط على التالي >>
يظهر أمامك مربع الحوار التالي:
5. في هذه الشاشة، اضغط على إعدادات لتقدم معلومات اضافية عن مصدر البيانات الذي تريد إنشاءه..
سيظهر أمامك مربع حوار آخر:
6. لا نحتاج إلى تعيين الحقول هنا.. فقط اضغط على التالي >>
تظهر أمامك الشاشة التالية:
7. هنا ستكتب اسماً مميزاً لمصدر البيانات وهذا مهم عند تعدد مصادر البيانات المسجلة، كي لا نتوه وسط الأسماء المتشابهة.. الاسم الافتراضي هو دفتر العناوين وأنا غيرته هنا ليكون "الاجتماع".
8. اضغط على إنهاء.
هكذا نكون انتهينا من تجهيز مصدر البيانات. بقي أن نحدد ما هي البيانات التي نريد دمجها في المستند، وأين سنضعها داخل المستند.
الخطوة الثانية: تحديد حقول الدمج ووضعها داخل المستند
9. اضغط على مفتاح F4 من لوحة المفاتيح، أو اضغط بالماوس على أيقونة مصادر البيانات
ضمن شريط الأدوات في ليبر أوفيس، كما يظهر في الصورة أدناه، وذلك لإظهار قسم البيانات المسجلة في ليبر أوفيس ومعاينتها:
الآن سيظهر قسم جديد تحت أشرطة الأدوات في ليبر أوفيس وهو يحتوي على قسمين: القسم الأيمن دليل شجري لكل مصادر البيانات المسجلة، والقسم الأيسر وهو نافذة معاينة على محتوى مصدر البيانات الذي يتم تحديده من القسم الأيمن.
(يمكنك الضغط مرة أخرى على الأيقونة ذاتها لإخفاء قسم مصادر البيانات مرة أخرى)
10. سنبحث في القسم الأيمن عن اسم مصدر البيانات الخاص بنا "تذكّر أننا سميناه الاجتماع" ونضغط على السهم بجانبه ليظهر فرعان لهذا المصدر: الاستعلامات والجداول. اضغط على السهم بجانب الجداول لنرى ورقة1. حدد هذه الورقة وستظهر لك محتوياتها في القسم الأيسر كما في الصورة أدناه:
الأن سنقوم بسحب الحقول من مصدر البيانات وإفلاتها داخل المستند، تمهيداً لدمجها.
11. مستخدماً زر الفأرة الأيسر، اسحب حقل الاسم وأفلته أمام كلمة "السيد/" كما في الصورة المتحركة أدناه:
12. كرر هذه الخطوة بالنسبة لحقول العنوان، العنوان2 ورقم الفاكس
إذا قمت بالإفلات في غير المكان الصحيح فيمكنك تظليل الحقل ثم اضغط بالزر الايمن واختر قص، ثم اختر لصق في المكان الصحيح.
النتيجة ستكون كما في هذه الصورة:
وبهذا نكون قد حددنا الحقول المراد دمجها في قالبنا، وحددنا ايضاً موضعها. بقي أن نكمل دمج البيانات وهو يتم ببساطة بأمر الطباعة!
13. عندما تختار أمر طباعة مستند يحوي حقول دمج، فإن ليبر أوفيس سيسألك بكل أدب إن كنت تريد طباعة نموذج رسالة كما في الصورة أدناه:
14. اختر نعم وسترى صندوق الحوار التالي:
15. من خيارات المخرج اختر ملف وذلك لدمج البيانات في ملف تمهيداً لإعادة التدقيق قبل الطباعة، ثم اضغط موافق.
16. سيظهر أمامك مربع حوار حفظ الملف. اختر اسماً للملف واضغط على احفظ.
افتح الملف الذي قمت بحفظه لتجد أنه يتكون من صفحات بعدد الأسماء في مصدر البيانات، كما في الصورة أدناه:
وهكذا تم الدمج المطلوب بين المستند (القالب) وبين قائمة العناوين (مصدر البيانات)..
غني عن القول أنه بالإمكان تعديل القالب "تعديل مكان الاجتماع أو زمانه..الخ" وإعادة إنتاج خطابات الدعوة بخطوة واحدة!
تم الشرح بحمد الله!
ربما أعود قريباً بشرح لبعض الخصائص المتقدمة والمتعلقة بمعالجة البيانات وتصفيتها قبل دمجها..
أرجو أن أكون قد وُفقت في هذا الشرح..e
تقبل الله منكم ومنا الصيام والقيام وسائر الطاعات والقربات وجعلنا جميعاً من عتقاء الشهر المبارك آمين يارب العالمين
شرح طريقة دمج البريد في ليبر أوفيس
سأحاول في هذا الشرح؛ مستعيناً بالله، أن أقدم فكرة مبسطة عن أحد أقوى ميزات برامج المكتب عموماً، والحزمة المكتبية ليبر أوفيس بشكل خاص وهي ما تميز هذه البرامج عن غيرها إذ تجعل منها أداة قوية لأتمتة العمل المتكرر والممل والمرهق، خاصة في بيئات العمل والإنتاج في الشركات والمؤسسات الحكومية، حيث لا يعمل البرنامج هنا فقط كأداة لتنسيق النصوص والصور والطباعة فحسب، بل يعمل أيضاً لإنتاج مُراسلات مُعنونة إلى آلاف الأشخاص في ثوانِ معدودات!.
هذه الميزة هي دمج البريد أو دمج المراسلات وبالإنجليزية Mail merge
شرح فكرة دمج البريد:
دمج البريد يعني باختصار أن يقوم ليبر أوفيس بجلب الأسماء والعناوين والعناصر الأخرى من ملف معين داخل الحاسوب إو على الشبكة وإدراجها بشكل آلي داخل المستند، لتستطيع في دقائق معدودات إعداد آلاف الخطابات الأنيقة الموجهة إلى عملاء الشركة مثلاً أو الدعوات لحضور الاجتماع السنوي للجمعية. بكلمات أخرى يتحول المستند إلى "قالب" يستخدم لصنع مستندات تحوي معلومات المرسل إليهم الخطاب بشكل آلي تمهيداً لطباعتها أوإرسالها بالبريد الإلكتروني.
وبهذا التصور، يمكننا إدراك أهمية هذه الميزة في تقليل الوقت والجهد المبذولين لإعداد مثل هذه المراسلات.. وعلى سبيل المثال، أذكر أن زميلاً لي في العمل كان مسئولاً عن إعداد بطاقات التهنئة بالأعياد والمناسبات، وبطاقات الدعوة إلى مآدب العشاء التي يقيمها رئيس المؤسسة وإرسالها إلى أشخاص في قائمة تضم حوالي الخمسين.. وكان زميلي يجهد نفسه كثيراً في تحرير الدعوات واحدة تلو الأخرى إلى أن هداني الله إلى فكرة دمج البريد، وبعدها أصبح العمل الذي كان يستغرق ساعات، يُنجز في دقائق بحمد الله!.
وإذا كان أعداد 50 بطاقة دعوة يستغرق ساعات، فما بالك إذا كانت القائمة تضم عدة مئات؟!
وماذا إذا تم في آخر لحظة تغيير مكان الدعوة بسبب مشكلة في قاعة الطعام أو لأي سبب آخر؟ هل نعيد تحرير أو المائتين بطاقة، بطاقة تلو الآخرى؟ هل لاحظتم معي كم هو مرهق العمل بهذه الطريقة؟
حسنا دعونا نهتم نحن بالتنسيق وجماليات بطاقة الدعوة ونترك العمل الشاق والمرهق لبرنامج ليبر أوفيس فهو قد تم إعداده خصيصاً لهذا الغرض!
الآن إلى الشرح:
في هذا الدرس سأقدم شرحاً لكيفية إعداد خطابات دعوة موجهة من مدير شركة "ازدهار للبيع بالتقسيط" لحضور اجتماع الجمعية العمومية للشركة (الأسماء والمعلومات عن الأشخاص والمؤسسات هنا كلها وهمية لأغراض الشرح فقط).
ما نحتاج إليه:
في هذا الشرح نحتاج إلى شيئين أساسيين: تصميم قالب الخطاب، وإعداد قائمة المدعوين وهذين تجدهما ضمن المرفقات. (حاولت إرفاق مصدر البيانات المستخدم في هذا الشرح ولكن يبدو أنه غير مدعوم من قبل المنتدى)
أولاً ـ قالب الخطاب:
هو مستند نصي عادي يمكن أن ننشئه خصيصاً لدمج البريد، أو يمكننا البدء من مستند موجود فقط بحذف الأجزاء المتغيرة (الأسماء والعناوين) واستبدالها بخانات تسمح بوضع معلومات فيها من مصدر بيانات محدد وتسمي بـ "الحقول".. لأغراض هذا الشرح أنشأت هذا المستند المرفق، والذي يبدو كما في هذه الصورة أدناه:
كما تلاحظ فهذا مستند عادي حتى الآن..
العبارات المظللة باللون الأصفر هي التي سنستبدلها بحقول الدمج كما سنرى لاحقاً..
ثانياً ـ قائمة المدعوين:
قائمة المدعوين يمكن أن تكون ورقة بيانات، قاعدة بيانات، ملف بيانات نصي، ويمكن أن تكون غير ذلك. سنعمل في هذا الشرح على ورقة البيانات، والتي يمكن فتحها/ تحريرها بسهولة من خلال LibreOffice Calc والذي هو أحد مشتقات ليبر أوفيس كما هو معلوم.
الصورة أدناه لقائمة المدعوين كما تظهر في ورقة البيانات في برنامج Calc:
كما ترى فهي ورقة بيانات عادية، وكما ذكرت سابقاً، فإن ليبر أوفيس يدعم العديد من صيغ قواعد البيانات الشهيرة..
العمل:
الخطوة الأولى: إتاحة مصدر البيانات في ليبر أوفيس:
يعني هذا أن "تسجل" قائمة المدعوين الخاصة بك كمصدر بيانات في ليبر أوفيس ليتسنى جلب معلومات المدعوين منه.. وهذه تتم بسهولة في الخطوات التالية:
1. اختر (بيانات المراجع ) من القائمة ملف => المعالجات => مصدر بيانات العنوان. يظهر لديك مربع الحوار التالي:
2. اختر مصدر بيانات خارجي آخر ثم اضغط على التالي >>
يظهر أمامك مربع الحوار التالي
3. اختر جدول البيانات من القائمة المنسدلة ثم اضغط على التالي >>
يظهر أمامك مربع الحوار التالي:
4. اضغط على استعراض لتخبر ليبر اوفيس أين وضعت ملف بيانات المدعوين. ثم اضغط على التالي >>
يظهر أمامك مربع الحوار التالي:
5. في هذه الشاشة، اضغط على إعدادات لتقدم معلومات اضافية عن مصدر البيانات الذي تريد إنشاءه..
سيظهر أمامك مربع حوار آخر:
6. لا نحتاج إلى تعيين الحقول هنا.. فقط اضغط على التالي >>
تظهر أمامك الشاشة التالية:
7. هنا ستكتب اسماً مميزاً لمصدر البيانات وهذا مهم عند تعدد مصادر البيانات المسجلة، كي لا نتوه وسط الأسماء المتشابهة.. الاسم الافتراضي هو دفتر العناوين وأنا غيرته هنا ليكون "الاجتماع".
8. اضغط على إنهاء.
هكذا نكون انتهينا من تجهيز مصدر البيانات. بقي أن نحدد ما هي البيانات التي نريد دمجها في المستند، وأين سنضعها داخل المستند.
الخطوة الثانية: تحديد حقول الدمج ووضعها داخل المستند
9. اضغط على مفتاح F4 من لوحة المفاتيح، أو اضغط بالماوس على أيقونة مصادر البيانات
ضمن شريط الأدوات في ليبر أوفيس، كما يظهر في الصورة أدناه، وذلك لإظهار قسم البيانات المسجلة في ليبر أوفيس ومعاينتها: الآن سيظهر قسم جديد تحت أشرطة الأدوات في ليبر أوفيس وهو يحتوي على قسمين: القسم الأيمن دليل شجري لكل مصادر البيانات المسجلة، والقسم الأيسر وهو نافذة معاينة على محتوى مصدر البيانات الذي يتم تحديده من القسم الأيمن.
(يمكنك الضغط مرة أخرى على الأيقونة ذاتها لإخفاء قسم مصادر البيانات مرة أخرى)
10. سنبحث في القسم الأيمن عن اسم مصدر البيانات الخاص بنا "تذكّر أننا سميناه الاجتماع" ونضغط على السهم بجانبه ليظهر فرعان لهذا المصدر: الاستعلامات والجداول. اضغط على السهم بجانب الجداول لنرى ورقة1. حدد هذه الورقة وستظهر لك محتوياتها في القسم الأيسر كما في الصورة أدناه:
الأن سنقوم بسحب الحقول من مصدر البيانات وإفلاتها داخل المستند، تمهيداً لدمجها.
11. مستخدماً زر الفأرة الأيسر، اسحب حقل الاسم وأفلته أمام كلمة "السيد/" كما في الصورة المتحركة أدناه:
12. كرر هذه الخطوة بالنسبة لحقول العنوان، العنوان2 ورقم الفاكس
إذا قمت بالإفلات في غير المكان الصحيح فيمكنك تظليل الحقل ثم اضغط بالزر الايمن واختر قص، ثم اختر لصق في المكان الصحيح.
النتيجة ستكون كما في هذه الصورة:
وبهذا نكون قد حددنا الحقول المراد دمجها في قالبنا، وحددنا ايضاً موضعها. بقي أن نكمل دمج البيانات وهو يتم ببساطة بأمر الطباعة!
13. عندما تختار أمر طباعة مستند يحوي حقول دمج، فإن ليبر أوفيس سيسألك بكل أدب إن كنت تريد طباعة نموذج رسالة كما في الصورة أدناه:
14. اختر نعم وسترى صندوق الحوار التالي:
15. من خيارات المخرج اختر ملف وذلك لدمج البيانات في ملف تمهيداً لإعادة التدقيق قبل الطباعة، ثم اضغط موافق.
16. سيظهر أمامك مربع حوار حفظ الملف. اختر اسماً للملف واضغط على احفظ.
افتح الملف الذي قمت بحفظه لتجد أنه يتكون من صفحات بعدد الأسماء في مصدر البيانات، كما في الصورة أدناه:
وهكذا تم الدمج المطلوب بين المستند (القالب) وبين قائمة العناوين (مصدر البيانات)..
غني عن القول أنه بالإمكان تعديل القالب "تعديل مكان الاجتماع أو زمانه..الخ" وإعادة إنتاج خطابات الدعوة بخطوة واحدة!
تم الشرح بحمد الله!
ربما أعود قريباً بشرح لبعض الخصائص المتقدمة والمتعلقة بمعالجة البيانات وتصفيتها قبل دمجها..
أرجو أن أكون قد وُفقت في هذا الشرح..e
تعليق